Durante años, principalmente las grandes empresas han utilizado el mapeo de procesos, junto con herramientas de mapeo de procesos para identificar brechas en los flujos de trabajo existentes, problemas normativos o de cumplimiento, o simplemente oportunidades perdidas por completo, pero el término “mapeo de procesos” no es necesariamente familiar para todos.
Si el mapeo de procesos es nuevo para ti, o simplemente quieres saber más sobre lo que implica el mapeo de procesos y cómo lo usan las empresas, entonces has venido al lugar correcto. Sigue leyendo porque en este artículo te contamos todo.
¿Qué es el mapeo de procesos?
El mapeo de procesos es la práctica de crear mapas de procesos, diagramas de flujo o diagramas de flujo de trabajo. Los mapas de procesos tienen como objetivo ilustrar cómo funciona un proceso en un escenario ideal desde el principio hasta el final.
Dado que los mapas de procesos tienen como objetivo presentar una mejor comprensión de todo el flujo del proceso, se espera que sean elementos visuales sencillos que todos los miembros de la organización puedan comprender fácilmente.
Los casos de uso del mapeo de procesos incluyen análisis de procesos, capacitación, mejora de procesos y gestión. Con mapas, los departamentos pueden coordinarse entre sí o entre equipos, RR. HH. puede agilizar el reclutamiento, los analistas de negocios pueden identificar ineficiencias y discutir formas de mejorar procesos complejos.
Tipos de mapas de procesos
Es una buena idea familiarizarse con tantos tipos de mapas de procesos como sea posible. No existe una solución única para todos, y es posible que debas cambiar entre métodos para adaptarte a los objetivos de su proyecto. Estos son los ejemplos de mapeo de procesos más populares que encontrará en el mundo de los negocios:
Mapa de procesos de alto nivel
Los mapas de procesos de alto nivel son una representación simplificada de cómo funciona un proceso en solo unos pocos pasos. Generalmente no requieren un conocimiento profundo del proceso. Se utiliza para proporcionar una descripción general rápida de cómo funciona el proceso sin entrar en muchos detalles. Este tipo de mapa de procesos ayuda a comunicarse con personas que no son particularmente importantes para conocer los hechos.
Mapa detallado del proceso
Un mapa de proceso detallado consta precisamente de toda la información necesaria. Estos tipos de mapas de procesos comerciales se crean con detalles increíbles utilizando un enfoque de desglose. Contiene más de 7 a 8 elementos con subprocesos dentro. En general, un mapa de procesos detallado está contenido dentro de un mapa de procesos de alto nivel. Por ejemplo, piensa en la página de inicio de un sitio web como un mapa de procesos de alto nivel y en los enlaces a otros sitios como mapas de procesos detallados.
Mapa interfuncionales
Los diagramas de carriles separan dos o más flujos de trabajo dentro de la organización mientras conservan su sentido de interconexión. Se pueden usar para demostrar cómo los diferentes roles contribuyen a un proyecto o tarea más grande.
Mapa SIPOC
Un mapa SIPOC es una representación de alto nivel de un proceso que implica interacciones entre el proveedor, la entrada, el proceso, la salida y el cliente (SIPOC). Una forma de diagrama de carriles, los mapas SIPOC se enfocan en analizar los diferentes aspectos del flujo de trabajo y distinguir sus niveles de importancia.
Mapa de flujo de valor
El mapeo del flujo de valor es una técnica de gestión Lean, que visualiza cómo crear valor para los clientes. El objetivo es analizar cada tarea en sus flujos de trabajo actuales para identificar procesos que agregan o restan valor. El análisis del flujo de valor es útil para eliminar las fuentes de desperdicio y su objetivo principal es impulsar mejoras futuras.
Diagrama de flujo básico
Un diagrama de flujo de trabajo es una visualización de alto nivel de un proceso comercial como un todo. Este método proporciona una mirada paso a paso sobre cómo funcionan los procesos cruciales, lo que puede ayudar a aclarar roles, solucionar problemas o crear coherencia. El mapeo del flujo de trabajo involucra símbolos simples que representan una tarea y flechas que muestran pasos o relaciones.
¿Cómo usan un mapeo de proceso las empresas?
Los mapas de procesos se utilizan para:
- Ayudar a las personas a comprender los flujos de trabajo complejos.
- Mostrar un proceso completo de principio a fin.
- Refinar y mejorar procesos específicos.
- Mejorar la comunicación entre las personas involucradas en el proceso o que buscan comprenderlo.
- Proporcionar documentación para fines de referencia y capacitación.
- Ayudar en la planificación y toma de decisiones.
- Llevar a cabo pruebas de escenarios y evaluaciones hipotéticas.
- Demostrar a las partes interesadas que los procesos comerciales son confiables.
- Actúa como punto de partida para diagramas de procesos más complejos, incluidos diagramas de flujo de datos, diagramas de flujo y más.
- Cumple con muchos tipos de estándares y certificaciones, como la ISO 9000.
El objetivo final es mejorar la eficiencia, identificar cuellos de botella u otros problemas potenciales y definir responsabilidades. El mapeo de procesos ayuda a determinar cómo lograr un mejor flujo de trabajo y aclara la información al presentarla en un formato fácil de entender para todos.
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